Lokation

Die richtige Lokation kann vieles sein Mit Eurer Lokation für Eure Feier

  • steht und
  • fällt

Euer gesamtes Fest. Ist die Wahl unpassend getroffen, hat dies Auswirkung auf viele weitere Details Eurer Feier. Unmengen an Stolperfallen warten auf Euch. Diese zu umgehen ist nicht immer einfach. Viele Faktoren spielen bei der Auswahl einer Lokation eine wichtige Rolle. Wichtige Auswahlkriterien sind unter anderem die

  • Saalgröße
  • Ausstattung
  • direkte Umgebung und
  • örtlichen Vorschriften

Worauf Ihr achten solltet, werde ich Euch hier erklären. Die folgende Liste erhebt allerdings keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da es unzählige Details zu berücksichtigen gilt. Diese hängen jedoch von Euren persönlichen

  • Anforderungen und
  • Wünschen

ab. In unserem Erstgespräch werde ich gerne Eure Fragen diesbezüglich beantworten.

 

Welche Arten von Lokationen gibt es?

Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie Eure Lokation grundlegend gestaltet sein kann. Die Wahl ist unter anderem abhängig von Euren

  • Wünschen und
  • Träumen sowie Eurer
  • Gästeanzahl und Eurem
  • Hochzeitsbudget

um nur mal ein paar Eckpunkte zu nennen. Feiern könnt Ihr an so vielen Orten, dass Euch die Wahl wahrscheinlich schwer fällt, wenn Eure eigenen

  • Wünsche und
  • Anforderungen

die Ihr an Eure Lokation habt, die Auswahl nicht von vornherein einschränken würden. Aber auch so wird es Euch unter Umständen noch schwer fallen. Die Auswahl ist einfach riesig. Klassische Festsäle finden sich beispielsweise in

  • Schlössern
  • Hotels
  • Gasthöfen und
  • Restaurants

Ausgefallener sind da schon Lokationen wie zum Beispiel

  • Klöster
  • botanische Gärten oder
  • historischen Gebäuden wie etwa
    • Türme oder
    • privat unterhaltene Kirchen

Exklusivere Lokationen sind beispielsweise Hochzeiten

  • am Strand
  • in der Wildnis Afrikas oder
  • auf dem Gipfel eines Berges

Weniger bekannte Möglichkeiten eine Hochzeit zu feiern bestehen zum Beispiel in einem

  • Aquarium
  • Stadion oder in einer
  • Tropfsteinhöhle

Vielleicht möchtet Ihr auch auf einem Schiff feiern, dass auf einem

  • See oder
  • Fluss

ruhig dahingleitet? Diese Liste könnte immer weiter geführt werden. Eurer Phantasie sind kaum Grenzen gesetzt. Die einzige Grenze wird meistens das eigene Hochzeitsbudget sein. Sind auch diesem keine Grenzen gesetzt, gibt es dennoch einiges bei der Auswahl Eurer Lokation zu beachten. Was genau, findet Ihr unter den folgenden Punkten.

 

Welche Kosten entstehen?

Viele Paare denken, dass bei einem Festsaal nur Mietkosten entstehen. Wenn ein leerer Saal gemietet wird, ist das auch richtig. Viele Lokationen bieten außer einer Bereitstellung eines Festsaals noch mehr an. Häufig ist ein Catering mit angebunden, ohne dass die Möglichkeit besteht, einen anderen Caterer zu nutzen. Für diese Dienstleistung entstehen Kosten, die stark von der Wahl Eurer Speisen abhängen. Durchschnittlich solltet Ihr von etwa 35,- € / Person ausgehen. Es können aber schnell auch 60,- € / Person und mehr werden.

Für Dekorationen wie beispielsweise

  • Stuhlhussen
  • besondere Servietten
  • Tischdecken und/oder
  • Blumen

werden häufig zusätzliche Kosten fällig. Mit den Getränken verdient die Gastronomie ihr Geld, das ist allgemein bekannt. Deshalb gilt es genau hinzuschauen, wenn ausschließlich das hauseigene Catering genutzt werden kann. Entscheidet Ihr Euch dazu, die Getränke nach Verbrauch zu bezahlen, also keine Flatrate zu nutzen, bekommt Ihr diese Kosten nachträglich in Rechnung gestellt. Eine Getränkeflatrate kostet abhängig von

  • der Lokation und den
  • Getränken, die enthalten sind

im Durchschnitt etwa 25,- € / Person. Die Saalmiete selbst kann basieren auf einem

  • Mindestumsatz
  • fest vereinbarten Betrag oder einer
  • stundenweisen Abrechnung

Der Mindestumsatz beschreibt einen Betrag, den Ihr auf jeden Fall zahlen müsst, egal ob dieser durch

  • Speisen und
  • Getränke

von Euch erreicht wird. Alles was darüber hinaus geht, wird Euch extra in Rechnung gestellt. Je nachdem, wie viele Gäste Ihr habt, kann sich hier ein genaueres Hinschauen lohnen. Weitere Kosten können Euch für die Bereitstellung von technischen Mitteln wie beispielsweise einer Musikanlage entstehen. Ebenso können Kosten für die

  • Saalreinigung und
  • Müllentsorgung

auf Euch zukommen, je nachdem, wer die Reinigung durchführt. Zudem hängen die Gesamtkosten von der Jahreszeit ab. In der Hochsaison ist es in der Regel teurer.

 

Ist die Größe wirklich so wichtig?

Nun, wir reden hier nicht nur von der Größe des Festsaals. Aber ja, diese ist durchaus wichtig. Wenn Ihr beispielsweise

  • in einem Schloss feiern möchtet
  • Eure Festgesellschaft 150 Personen umfasst
  • der Festsaal aber eigentlich
    • für 300 Personen oder
    • nur für 100 Personen

ausgelegt ist, gibt es ein Problem. Ist der Saal zu

  • groß, wirken Eure Gäste darin verloren
  • klein, wird es schnell ungemütlich für alle

Wenn Euer Hochzeitsbudget es zulässt, solltet Ihr im zweiten Fall einen größeren Raum mieten. Lässt es dies nicht zu, solltet Ihr überlegen, entweder

  • Gäste von Eurer Liste zu streichen oder
  • an einer anderen Stelle Geld einzusparen

Passt die Saalgröße nicht zur Gästeanzahl, leidet auf jeden Fall die Atmosphäre darunter, was sich letztlich auf Eure gesamte Feier niederschlagen kann. Zudem gilt es die Frage zu beantworten, ob Ihr eine Tanzfläche benötigt. In einem kleinen Saal können die Tische schnell bei Seite geräumt werden. In einem zu großen Saal kann es passieren, dass niemand tanzt, weil man sich verloren fühlt auf der zu großen Fläche.

Eine weitere Größe, über die Ihr Euch Gedanken machen solltet ist die vom Parkplatzangebot vor Ort. Man sagt, dass immer mindestens halb so viele Parkplätze zur Verfügung stehen sollten, wie Gäste vorhanden sind. Habt Ihr zum Beispiel Animateure, die sich zwischendurch umziehen möchten, solltet Ihr auch für diese etwas Platz mit einplanen. Letztlich bestimmt die Saalgröße auch die Höhe der Kosten.

  • Benötigt Ihr einen Tisch für Eure Geschenke
  • möchtet Ihr Euren Gästen ein Buffet anbieten oder
  • sind viele Kinder auf Eurer Feier, denen Ihr gegebenenfalls eine Spiel-/Schlafecke einrichten möchtet

dann solltet Ihr diesen Platzbedarf ebenfalls mit einkalkulieren.

 

Welche Vorschriften sind zu beachten?

Zunächst wäre da die Hausordnung der Lokation. Darauf werden Euch die Betreiber meistens von selbst hinweisen. Je nach Standort der Lokation gibt es weitere unterschiedliche, örtliche Vorschriften zu beachten. Hierzu zählen beispielsweise

  • Genehmigungen für ein Feuerwerk
  • Lautstärke der Festgesellschaft
  • Spieldauer der Musik
  • maximale Dauer der Feier und
  • offenes Feuer (Kerzen)

Fragen zu diesen und anderen Vorschriften können die Betreiber in der Regel direkt beantworten. Ansonsten gibt die jeweilige Verwaltung der Ortschaft gerne Auskunft darüber. Kommt irgendeine Vorschrift für Euch in Frage, werde ich diese automatisch bei der Planung berücksichtigen.

 

Besondere Anforderungen und Wünsche an Eure Lokation

Wenn Ihr besondere Wünsche in Bezug auf Eure Lokation habt, die ich im folgenden Text nicht aufführe, bespreche ich diese gerne mit Euch in unserem Erstgespräch. Die besonderen Anforderungen an eine Lokation sind sehr individuell. Hier geht es unter anderem darum, ob sie

  • einen Außenbereich haben soll
  • das Mitbringen von Haustieren erlaubt
  • behindertengerecht sein muss
  • bei schlechtem Wetter auch eine Ausweichmöglichkeit nach drinnen bietet
  • Spielmöglichkeiten wie etwa einen Spielplatz für Kinder hat
  • (ausreichend) Hochstühle für die ganz Kleine zur Verfügung stellt
  • im Außenbereich beispielsweise Platz für den Aufbau einer Hüpfburg aufweist
  • in der Nähe Möglichkeiten für ein Fotoshooting vom Brautpaar hat
  • während der Feier einen Ansprechpartner vom Betreiber vor Ort bietet und/oder welche
  • Art von Lokation Ihr Euch wünscht

Wichtig ist auch

  • wie weit die Lokation von Eurem Ort der Trauung entfernt ist oder
  • ob eine Trauung direkt an der Lokation möglich ist

Im Idealfall sollten die Standorte zwischen

  • Trauung und
  • Feier

nicht weiter als 15 Minuten mit dem Auto auseinander liegen. Weitere Strecken bedeuten

  • Zeit, die von Euren weiteren eventuell geplanten Aktivitäten abgezogen werden muss
  • das Risiko von einem Stau ist größer, wodurch die Ankunft verzögert wird, gegebenenfalls leidet darunter Euer Zeitplan und
  • Eure Gäste, die sich häufig nicht in der Gegend auskennen, können sich verfahren, womit sie zu spät zur Feier kommen könnten

In diesem Zusammenhang gilt es auch den an Eurem Fahrzeug angebrachten Blumenschmuck zu berücksichtigen. Blumenschmuck auf einem Fahrzeug bedeutet in der Regel auch, dass die fahrbare Geschwindigkeit begrenzt ist. Meistens liegt diese bei etwa 30 km/h. Meine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass

  • Eure Wünsche berücksichtigt werden und
  • dennoch alles problemlos funktioniert

 

Was geschieht wenn eine passende Lokation gefunden wurde?

Entsprechend Euren

  • Wünsche und
  • (besonderen) Anforderungen

die wir in unserem Erstgespräch notiert haben, werde ich mich für Euch auf die Suche nach einer passenden Lokation begeben. Da es bei der Suche nach einer Lokation für Euch vor allem darauf ankommt, dass Euch die Lokation an sich gefällt, werde ich für Euch mehrere Lokationen unverbindlich reservieren. Ihr

  • schaut Euch anschlließend alle Lokationen an
  • nehmt gegebenenfalls an einem Probeessen teil und
  • teilt mir letztendlich mit, für welche Lokation Ihr Euch entschieden habt

Sobald mir diese Informationen vorliegen, werde ich die Buchung für Euch verbindlich in die Wege leiten. Leider werden die meisten Lokationen nicht alle Eure Wünsche erfüllen können. In der Regel muss jedes Brautpaar Abstriche machen. Hier ist es wichtig, dass Ihr Euch im Vorfeld einer Besichtigung Prioritäten für Eure Lokation setzt.

 

Thema Technik & Co.

Fragt Ihr Euch, was Ihr mit der technischen Ausstattung Eures Festtsaals zu tun haben sollt? Unter Umständen eine ganze Menge. Bucht Ihr beispielsweise einen

  • DJ
  • Animateuer oder eine
  • Band

werden diese unterschiedliche Anforderungen an Eure Lokation haben. In diesem Zusammehang kommen häufig Fragen auf wie zum Beispiel

  • wie viele Steckdosen gibt es
  • wo im Raum befinden sich
    • Steckdosen
    • eine Bühne
    • der Stellplatz für den DJ
  • gibt es im Raum eine
    • Tanzfläche
    • Licht- und/oder
    • Soundanlage
    • Möglichkeit einen eigenen Laptop mit Musik zu betreiben
  • sind Umkleidemöglichkeiten unter anderem für die Animateure vorhanden oder
  • ist eine Bar vorhanden, weist diese eine Zapfanlage auf

Damit die Ausstattung Eures Festsaals berücksichtigt werden kann, ist es zunächst wichtig, dass Ihr Euch über Eure Wünsche im Klaren seid, die Ihr an Eure Lokation habt. Außerdem ist es wichtig, dass Ihr wisst, was Ihr Euren Gästen bieten möchtet. Möchtet Ihr beispielsweise keine Live-Band, ist meistens auch keine Bühne von Nöten. Benötigt Ihr beispielsweise keinen

  • DJ und/oder
  • Animateur

erübrigt sich auch die Frage an die Betreiber einer Lokation, ob entsprechende Personen überhaupt frei buchbar sind. Manche Lokationen haben nicht nur einen festen Caterer, sondern unter Umständen auch Verträge mit einem DJ, der fest in dem Haus engagiert ist. In unserem Erstgespräch werden wir eine Liste erarbeiten, die alle Eure Wünsche berücksichtigt. Diese werde ich dann bei der Suche für Eure Lokation bestmöglich berücksichtigen. Hier gilt prinzipiell das Gleiche, wie im Zusammenhang mit „Besonderen Anforderungen und Wünsche an Eure Lokation„.

 

Dekorationsmöglichkeiten in der Lokation

Wenn Ihr viel Wert auf eine schöne Dekoration legt, solltet Ihr bei der Auswahl Eurer Lokation auf folgendes achten. Bietet der Betreiber die Bereitstellung unter anderem von

  • Vasen für frische Blumen
  • passendem Service für Eure Dekoration
  • passenden Gläsern
  • indirektem Licht
  • Stuhlhussen
  • verschiedenen Tischformaten
  • unterschiedlichen Stuhldesigns und/oder
  • verschiedenfarbigen Servietten

Servietten selbst gefaltet Bezüglich der Servietten hatte meine Frau Wünsche an unsere Lokation, welche diese nicht erfüllen konnte oder wollte. Da meine Frau in einem entsprechendem Bereich Ihre Erstausbildung absolviert hat, war es für sie ein Leichtes, die Servietten nach ihren Wünschen selbst zu falten. Somit hatten wir uns die schlicht weißen Servietten von unserer Lokation zur Verfügung stellen lassen, natürlich gewaschen und gemangelt. Anschließend haben wir passende farbliche Servietten (leider gab es diese nur in Papierausführung) dazu besorgt und beide miteinander kombiniert. Damit es perfekt wurde, hatten wir mittig in die Seerose ein kleines Schokoladenherz geklebt. So kann man seine freien Abende kurz vor der Hochzeit auch verbringen 😉

Wenn Ihr Euch eine professionelle Dekoration wünscht, solltet Ihr bei der Lokation in Erfahrung bringen, ob sich Euer Dekorateur bei Bedarf vor Ort umschauen kann, damit dieser einer Vorstellung von dem Festsaal bekommt. Im Zweifelsfall reichen auch Fotos aus, die Ihr vor Ort machen könnt. In der Regel haben die Betreiber keine Probleme mit derlei Anliegen.

 

Catering

Häufig ist das Catering fest mit der Lokation verbunden. Somit ist die Buchung eines externen Caterers in der Regel nicht möglich. Zu welchen Bedingungen dies möglich ist, gilt es mit den Betreibern im Vorabgespräch zu klären. Fragt bei den Betreibern bei Bedarf nach, ob auch gegrillt werden kann. Wenn Ihr die Möglichkeit habt, einen eigenen Caterer einzusetzen, könnt Ihr unter Umständen etwas Geld sparen, wenn Ihr das Catering selbst besorgt. Eine Variante ist, dass Ihr Euren Gästen anstatt eines

  • Hochzeitsmenüs oder
  • Buffets

ein Grillfest bereitet. Ob Grillen bei offenem Feuer erlaubt ist, gilt es vorzeitig zu klären. Eine ausgefallene Variante einer Hochzeitsfeier ist beispielsweise in Kombination mit einem Grillfest, eine rustikale Bestuhlung in Form von Bierbänken in einem Festzelt. Alles elegant dekoriert, kann eine interessante Atmosphäre entstehen. Weitere Informationen zum Thema Catering findet Ihr unter

 

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